ペーパーレス化を成功に導くワークフローシステムとは？
- ペーパーレス
- 電子化
- 「そもそもワークフローシステムってどんなことができるのか」
- 「ペーパーレス化を進めるにはどうワークフローシステムを導入・運用したらいいだろうか」
- 「ワークフローシステムを導入してペーパーレス化に成功した例を知りたい」
本記事ではペーパーレスの概要やワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由、ワークフローシステム導入時にやるべきことやワークフローシステム導入の成功事例を3つご紹介します。ペーパーレス化やワークフローシステムの導入でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは、文書そのものや紙で運用していた業務を電子化し、システム上で管理できるようにすることを指します。
もともとは国が業務のペーパーレス化を推進しており、2005年には「e-文書法」が施行され、紙の保存が義務付けられていた契約書、請求書などもデータでの保存が容認されるようになりました。その結果、2007年以降は紙の消費量が減少したものの、「紙の方が便利」という先入観を持っている方や電子化に抵抗がある方が多く、ペーパーレス化やリモートワークは普及することはありませんでした。
そんな中、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で外出を控えるような時代に変化したため、企業がリモートワークを推進し、業務のペーパーレス化が一気に進んだのです。
ワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由
ワークフローシステムを導入すれば、スムーズにペーパーレスが推進でき、業務の効率化が期待できます。
ここからは、ワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由を4つご紹介します。ワークフローシステムについて深く知りたい方は、ぜひご覧ください。
申請・稟議書をペーパーレス化し、作業効率UP
ワークフローシステムでは、申請・稟議書をペーパーレス化し電子化することができます。
稟議の申請・承認作業をすべてPC上で完結できるため、印刷したり、閲覧・押印してもらうためにわざわざ文書を回覧する必要がありません。
また、差し戻しがあった場合でもすぐに修正して再申請できるため、余計な時間がかかりません。スマホやタブレット端末に対応しているワークフローシステムであれば、外出先でも申請・承認が可能なため、業務の効率化が期待できます。
システム上で文書を簡単に管理可能
紙の文書の場合は、保管するために文書をまとめてファイリングしたり、保管するための場所を準備する必要があります。また、過去の文書からお目当ての文書を探したいときは、作成日時などから目星をつけてひとつひとつ確認していかなければなりません。
しかし、ペーパーレス化して電子化した文書であれば、自動的に指定した場所に格納され、システム上に保管されるため、ファイルの保管場所を確保する必要がありません。また、お目当ての文書を探すときには、システム上でファイルを検索できるため素早く見つけ出すことができます。
ペーパーレス化でさまざまな働き方に対応
現在、レンタルオフィスなどを利用するサテライト勤務や、自宅で勤務するリモートワークなど、さまざまな働き方がありますが、ワークフローシステムを導入して業務をペーパーレス化することで、それらの柔軟な働き方に対応できます。
なぜなら、稟議の申請・承認や申請書の編集、差し戻しなどの作業は、電子化によりインターネット上でやり取りができ、出社する必要がなくなるからです。また、社員がオフィス内の自由な場所で働けるフリーアドレスを導入している企業は、誰がどこに着席しているかわからず書類を回覧しにくいので、ワークフローシステムの導入は効果的であると言えます。
ペーパーレス化で内部統制を強化
企業内の不祥事を防いで事業を適切に発展させるために、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みや体制を指す内部統制ですが、ペーパーレス化により導入したワークフローシステムを用いれば、内部統制も強化できます。
システム上で承認ルートを決められるため、承認者を飛ばしたりせずに確実に承認ができ、承認状態の可視化や文書の証跡の確認もできたり、適切な承認ルートを設定できたりするため、文書の改ざんや隠ぺいを防げるのです。また、監査の際には一定の条件で検索ができるので、必要なファイルを素早く探しだせることも大きなメリットです。
ワークフローシステム導入の成功のカギとは？
ここからは「ペーパーレス化による業務効率向上を目指すには、どのようにワークフローシステムを検討・導入・運用するべきなのだろうか」とお困りの方に向けて、ワークフローシステムの検討・導入・運用時に行うべきことを時系列でまとめました。ぜひ、参考にしてください。
チームづくり
- まずは、ペーパーレス化推進のためのチームを設立しましょう。
- 広い価値観で検討できるように、できるだけ異なる部門から選出するのが理想的です。
業務の整理
- チームが設立されたら、まず現状の業務の棚卸しを行い、それらの業務に対する課題を洗い出し、業務の整理と見直しをします。その後、どのような業務がペーパーレス化に向いているのかを検討・整理しましょう。
- できるだけ定型的な業務をターゲットとして、課題を明らかにできるように議論することをおすすめします。
ツール選定
- 業務が整理できたら、どのようなツールを利用してペーパーレス化を推進するのかを検討していきましょう。
- このとき、紙を減らすことだけを考えるのではなく、業務にかかる負荷がどのように軽減するのか、どの程度効率化できるのかまで検討できると、スムーズな運用が可能となります。
より詳細なツールの選定ポイントを知りたい方は、こちらもご覧ください。
小さくはじめる
- ツールを導入したら、いきなり全社展開を行うのではなく、特定の部門のみ、もしくは特定のフローのみでテスト運用をはじめましょう。
- そこで懸念やリスクを見つけ、改善していくことが、成功への近道です。
利用者に対し、受け入れ機関や説明期間を設ける
- テスト運用で成功の見通しがたったら、次に利用者である社員に対して、ツールの導入理由や操作方法について説明する期間を設けましょう。
- 勉強会やマニュアルの作成、社内掲示板を活用できると効率的な周知が実現できます。
全利用者へ展開する
- テスト運用期間が終了し、利用者もツールの導入を把握して理解している状態になったら、利用者全体への周知を行いましょう。
- 全社展開時には、トラブルや疑問点を集約して解決できるような体制も整えられるとベストです。
ワークフローシステム導入の成功事例3選
ここまでワークフローシステムのメリットや導入・運用時に行うべきことについて解説してきましたが、「結局どんなワークフローシステムを導入すればよいのかわからない」「やっぱり不安感が拭えず、ワークフローシステムの導入をためらってしまう」とお困りの方もいらっしゃるかと思います。そんな方は、お気軽に弊社にご相談ください。
ここからは、弊社のクラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」を導入して成功した事例を3つご紹介します。
株式会社サンゲツ 様
稟議書や申請書関連で課題を抱えており、さまざまな業務をデジタル化へ。ペーパーレス化だけではなく業務効率化の要件を満たすワークフローシステムを導入し、300件もの申請書を半数に集約、業務工程も半分に削減に成功されています。
セントラルソフト株式会社 様
企業内のコミュニケーションの円滑化を狙い、グループウェアと連携するワークフローシステムを導入し、約6,300件の申請・稟議書のペーパーレス化に成功されています。
三友株式会社 様
ペーパーレス化を検討し、Microsoft 365の組織・アカウント情報と同期するワークフローシステムを導入し、承認や押印に関する作業や、稟議に関する従業員からの問い合わせ対応に要する時間を大幅に削減されています。
適切に導入すればワークフローシステムでペーパーレス化できる
本記事ではペーパーレスの概要やワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由、ワークフローシステム導入時にやるべきことやワークフローシステム導入の成功事例を3つご紹介しました。
ペーパーレス化を行うと業務の効率化が期待できますが、正しい運用方法の知識がなかったり、自社に適したサービスでなかったりすると業務を効率化できない可能性があります。ペーパーレス化や、ワークフローシステムに関する不安や気になる点がありましたら、いつでもお気軽にご相談ください。
