紙の稟議書をペーパーレス化したい方へ。
複雑な社内規程でも相談しやすいワークフローシステム選びと伴走型サポート

稟議書の電子化（ペーパーレス化）を進めようとした際、事務職や総務ご担当者様が直面しやすい不安には、主に以下の3つが挙げられます。

長年運用されてきた社内規程は、「金額が〇〇円以上の場合は役員決裁」「特定の部門をまたぐ場合は事前の合議が必要」など、条件によって承認ルートが細かく分岐することが珍しくありません。こうした独自の複雑な決裁基準が、はたして標準的なシステムの枠組みに収まるのか見当がつかない、というお悩みを伺うことがございます。

システムを導入する際、一般的には「要件定義」と呼ばれる作業が発生することがあります。これは、自社がシステムに求める機能を文書化することですが、ITの専門用語を使って仕様書を作成するのは、日々の事務業務を本業とされている方にとってはご負担が大きく、現実的ではないケースが多いのではないでしょうか。

システムを導入しても、操作が難しければ現場の社員に定着しにくくなります。特に、今まで長年「紙と印鑑」で業務を進めてきた方々にとって、新しいシステムの画面操作は少なからず抵抗感を生む原因になることも考えられます。
これらの不安があるため、「システム化には興味があるが、自分たちだけではなかなか先へ進められない」と足踏みしてしまうケースが見受けられます。

前章で挙げたような不安を和らげるためには、単にシステムという「道具」を提供するだけでなく、システム導入の「前段階」から一緒に課題を整理してくれるパートナーを選ぶことが大切なポイントとなります。
しかし、どのような基準でパートナー（提供会社）を選べばよいのか迷われる方も多いのではないでしょうか。

システムを安心してお使いいただくためには、提供会社の「信頼性」や過去の「導入実績」、そして大切な社内データを守る「セキュリティ対策」など、確認すべき選定ポイントがいくつかあります。ビジネスの基盤となるシステムを預ける以上、これらが重要な要素であることは間違いありません。

ですが、それらの基本的な条件をクリアしている企業の中から最終的なパートナーを選ぶ際、最も大切にしていただきたいポイントがあります。それは、単にシステムという「道具」を提供するだけでなく、導入の前段階から一緒に課題を整理してくれる「サポート体制」の有無です。

社内にIT専門の部署がない場合や、システムの仕様書を作成するのが難しい環境であれば、「現在の業務フローで、御社のシステムを活用できますか？」と、現状をありのままに相談できる体制が整っているかどうかが、システム選びの一つの指標になります。

お客様がITの専門知識をお持ちでなくても、円滑にコミュニケーションが取れる体制を用意しているワークフローシステムの提供企業もございます。お客様側で無理にシステム用語に翻訳したり、複雑なフローチャートを作成したりする必要はない場合が多くあります。

現在お使いの「紙の稟議書」の現物や、社内で運用されている「規程集」「ルールブック」をそのまま提示し、「この条件のときは、この人に承認をもらうルールになっています」と日常の言葉でお伝えいただくことで、それをシステム上でどう実現できそうかを一緒に考えて提案してくれるベンダーを選ぶことが、ペーパーレス化をスムーズに進めるための助けとなるはずです。

このような「導入前から親身に相談に乗ってくれる」要件を満たすワークフローシステムとして、多くのお客様にご活用いただいているのが「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。
グルージェントフロー は、単なるシステムの提供にとどまらず、手厚い「伴走型サポート」をご用意しております。専門知識をお持ちでないお客様でもペーパーレス化の道筋を立てやすくなるよう、充実した支援体制を整えております。

グルージェントフロー では、お客様ごとに専任のサポート担当がつきます。初期設定から運用開始、そして導入後のご相談まで、一貫して伴走支援を実施しております。お客様が一人で悩むことがないよう、ご一緒にプロジェクトを進める体制を心掛けています。

お客様側で、専門的な仕様書をあらかじめご用意いただく必要はございません。現在お使いの紙の稟議書や、複雑な決裁基準が書かれた社内規程をご提示いただければ、導入支援チームがそれらの資料を丁寧に読み解き、「グルージェントフロー の機能を活用すれば、この規程をこのように電子化できる可能性がございます」と、具体的な形をご提案できるよう努めております。
「自社のルールがシステムに乗るかどうかわからない」という段階から、システムの特性を踏まえた視点で道筋を立ててご案内するため、ご負担を減らしながら準備を進めていただきやすくなります。

サポートへのご相談は、お電話やメール、オンラインミーティング（MTG）などでお受けしています。お問い合わせ回数に制限はなく、ご納得いただけるまでご相談いただくことが可能です。さらに、これらの伴走支援サポートにかかる費用は無料となっております。細かな疑問点であっても、専任担当と適宜ミーティングを開催しながら、初期設定や運用ルールの構築を進めていただけます。

ペーパーレス化は、システムが導入された日がゴールではありません。現場の従業員の皆様が無理なく使いこなし、業務がスムーズに進むようになって初めて、一つの成果と言えるのではないでしょうか。

グルージェントフロー は、プログラミングなどの専門知識が不要な設計となっております。画面上の操作で、既存の申請書や稟議書と似たような入力フォーマットを作成できるシンプルな操作性が特徴です。これまで紙の稟議書に慣れ親しんできた方でも、パソコンやスマートフォンから直感的に稟議申請や確認、承認を行っていただきやすい画面づくりを目指しています。

さらに、検索機能も備わっているため、過去の書類を探し出す手間を軽減できる可能性もございます。文書名で検索できるのはもちろんのこと、作成者名、入力内容の文字列、添付ファイル名、コメント内容や件名に含まれる文字列など、さまざまな項目から目的の文書を探しやすくなっています。これにより、紙での運用時に発生していた印刷や郵送、保管にかかるコストの削減も見込めます。

そして、グルージェントフローの伴走型サポートは、導入後も継続してご利用いただけます。運用を開始してから組織変更が生じた場合など、導入当初には想定していなかった事態に直面した際も、引き続き専任担当にご相談いただけます。社内メンバーだけでは対応に迷う課題が発生しても、継続的な伴走支援が得られる相談窓口としてご活用ください。

紙の稟議書をペーパーレス化する際、社内規程が厳しく決裁基準が複雑な企業様ほど、「自社だけでシステム化を進めるのは難しいかもしれない」と感じられるのは当然のことです。
しかし、ITの専門知識や仕様書を作成するスキルがないからといって、システム化の選択肢を閉ざしてしまう必要はございません。現在の紙のフォーマットや社内ルールをそのまま提示でき、それを読み解いて電子化の形を提案してくれる「伴走型サポート」を備えたシステムを選ぶことで、無理なくペーパーレス化の第一歩を踏み出せる可能性が広がります。
グルージェントフロー は、お客様の状況に真摯に向き合い、導入の検討から運用定着まで、専任担当が回数無制限で寄り添う体制をご用意しております。
「まずは、自社のこの複雑なルールがシステム化できそうか相談してみたい」という段階から、ぜひお気軽にお声がけください。導入支援チームが、お客様の業務効率化に向けた取り組みを、丁寧にご支援させていただきます。