【調査レポート】現場ニーズ「自分たちで調整したい」のワークフロー実態調査を実施
- 独自調査レポート
8割以上が自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」と回答、情シス依頼では「対応に時間がかかった」「断られた」が約4割
目次
調査サマリ
今回の調査では、ワークフローシステムを利用する業務部門の担当者の82.6%が、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」場面があると回答しました。調整したい理由としては「新しい業務や運用ルールへの対応」が63.3%で最も多く、業務や運用ルールの変化に現場が日常的に直面している実態がうかがえます。また、実際に調整を望んだ際には、情報システム部門への依頼で「対応に時間がかかった」が43.3%、「断られた・優先度を下げられた」が37.8%にのぼり、情報システム部門が運用を一括で担う体制のもとで、現場の改善ニーズが滞留しやすいという課題が見受けられます。一方、今後の選定で「業務部門が自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」を必須条件にしたいという回答は88.1%と非常に高く、現場の改善意欲が明らかになりました。
1. 業務部門担当者の8割強が、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」場面があると回答
2. 調整を望んだ際の対応、情報システム部門への依頼で「対応に時間がかかった」（43.3%）、「断られた・優先度を下げられた」（37.8%）が上位
3. 88.1%が、ワークフロー再選定時に「自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」を必須条件にしたい意向
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調査結果
1. 業務部門担当者の約7割が、ワークフローシステムを「週2日以上」利用、「ほぼ毎日」も3割超と日常業務に定着
「Q1.あなたが、自社のワークフローシステムを業務で利用する頻度を教えてください。」（n=109）と質問したところ、「週に5日以上（ほぼ毎日）」が30.3%、「週に2〜4日程度」が36.7%という回答となりました。
2. 82.6%の業務部門担当者が、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」場面があると回答
「Q2.自部署のワークフローシステムのフォームや承認ルートを「自分たちで管理・運用したい（新しく作成・変更・削除したい）」と思う場面はどのくらいありますか。」（n=109）と質問したところ、「頻繁にある」が20.2%、「時々ある」が62.4%という回答となりました。
3. 調整したい理由、「新しい業務や運用ルールへの対応」が63.3%で最多、次いで「入力項目を減らして使いやすくしたい」が40.0%
Q2で「頻繁にある」「時々ある」と回答した方に、「Q3.あなたが、自部署のワークフローシステムのフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」「変更したい」と思った理由を教えてください。（複数回答）」（n=90）と質問したところ、「新しい業務や運用ルールに対応する必要があるから」が63.3%、「入力項目を減らして使いやすくしたいから」が40.0%、「自部署の業務実態に合っていない項目があるから」が35.6%という回答となりました。
4. 「イレギュラーな承認への迅速対応」「差し戻しを自分でできるようにしたい」などの声も
Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」「変更したい」と思った理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=90）と質問したところ、「イレギュラーな内容の承認が必要な場合があり迅速に対応する必要がある」や「申請差し戻しを自分でできるようにしたい」など47の回答を得ることができました。
5. 調整を望んだ際の対応、「対応に時間がかかった」が43.3%、「断られた・優先度を下げられた」も37.8%と改善ニーズが滞留
Q2で「頻繁にある」「時々ある」と回答した方に、「Q5.あなたが過去に自部署のワークフローシステムを「自分たちで調整したい」「変更したい」と思った際、実際にはどのように対応されましたか。経験のあるものをすべてお選びください。（複数回答）」（n=90）と質問したところ、「情報システム部門に依頼して、迅速に対応してもらえた」が43.3%、「情報システム部門に依頼したが、対応に時間がかかった」が43.3%、「情報システム部門に依頼したが、断られた・優先度を下げられた」が37.8%という回答となりました。
6. 業務部門担当者の約8割が、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで変更できる権限がほしい」と希望
「Q6.あなたは、自部署で使っているワークフローシステムについて、「自分たちでフォームや承認ルートを管理・運用できる（新しく作成・変更・削除できる）権限がほしい」と思いますか。」（n=109）と質問したところ、「非常にそう思う」が29.4%、「ややそう思う」が48.6%という回答となりました。
7. 権限を求める理由、「情シス依頼の手間や時間を減らしたい」が55.3%で首位に
Q6で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q7.自分たちでフォームや承認ルートを変更できる権限がほしいと思う理由を教えてください。（複数回答）」（n=85）と質問したところ、「情報システム部門への依頼の手間や時間を減らしたいから」が55.3%、「自部署の業務実態をいちばん理解しているのは自分たちだから」が45.9%、「業務の変化に合わせて素早く調整したいから」が37.6%という回答となりました。
8. 業務部門担当者の約9割が「権限分離」できる設計を認知
「Q8.あなたは、ワークフローシステムには「全社の管理権限を持つ情報システム部門の担当者」と「自部署のフォームや承認ルートを変更できる業務部門の担当者」のように、権限を分けて運用できる設計があることを知っていますか。」（n=109）と質問したところ、「知っており、機能の中身も理解している」が41.3%、「聞いたことはあるが、機能の中身は理解していない」が45.0%という回答となりました。
9. 88.1%の業務部門担当者が、今後の選定で「業務部門が変更できる機能」を必須条件にしたいという結果に
「Q9.あなたが、今後ワークフローシステムを新たに導入、または再選定するとした場合、「業務部門の担当者が自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」を必須条件にしたいと思いますか。」（n=109）と質問したところ、「非常にそう思う」が27.5%、「ややそう思う」が60.6%という回答となりました。
10. 重視する選定基準、「承認ルートを柔軟に設定変更できること」が45.9%でトップ
「Q10.あなたが、今後ワークフローシステムを新たに導入、または再選定するとした場合、重視したい選定基準を教えてください。（上位3つまで回答可）」（n=109）と質問したところ、「業務の変化に応じて承認ルートを柔軟に設定変更できること」が45.9%、「業務テンプレートが豊富に用意されていること」が43.1%、「業務部門が自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」が34.9%という回答となりました。
まとめ
今回の調査では、業務部門担当者の82.6%が自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」場面があると回答した一方、実際に調整を望んだ際には「情報システム部門に依頼したが、対応に時間がかかった」（43.3%）、「断られた・優先度を下げられた」（37.8%）という経験が上位に挙がり、現場の改善ニーズが滞留している実態が明らかになりました。その背景には、「新しい業務や運用ルールへの対応」（63.3%）をはじめとする変化の速い現場の調整要望に対し、情報システム部門が設定・運用を一括で担う従来型の運用体制では応えきれていないという構造的な課題が存在しています。一方で、78.0%が「自分たちで変更できる権限がほしい」と希望し、その理由として「情報システム部門への依頼の手間や時間を減らしたいから」（55.3%）、「自部署の業務実態をいちばん理解しているのは自分たちだから」（45.9%）が上位に挙がるなど、現場主導で運用を改善したいという意欲は高く、88.1%が今後の選定で「業務部門が自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」を必須条件にしたいと回答しています。
このような状況を踏まえると、今後のワークフローシステム選定においては、情報システム部門によるガバナンスを保ちながら、業務部門にも運用権限を委譲できる柔軟な設計と、誰でも簡単に使える操作性を備えたシステムの選定が重要となるでしょう。
調査概要
- 調査名称：自部署の稟議・申請を運用する現場担当者から見たワークフローシステムの選定基準調査
- 調査対象：中堅・大企業（従業員300名以上）の業務部門（経理・人事・総務・営業・その他業務部門）で、ワークフローシステムを利用したことがあり、かつ自部署のフォームや承認ルートを「調整したい」と思った経験、または「調整を試みた」経験のあるユーザー109名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。 - 調査期間：2026年6月8日〜同年6月9日
- 調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
- 調査方法：オンラインアンケート
調査レポートは、こちらから入手いただけます。
≪調査データの利用条件≫
1 情報の出典元として「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
