Slackと連携できるワークフローシステムで
複雑な承認フローの運用を実現

まず、Slackの「承認フロー」とは具体的にどのような機能で、どのようなシーンで利用するのが適しているのかを見ていきましょう。ご利用のSlackのバージョンや仕様によっては、詳細な手順が異なる可能性があります。ここでは、作成の概要や大きな流れを捉えていきましょう。

Slackの承認フローは、主にワークフロービルダー機能を使って作成します。これは、特定の操作をきっかけに一連の自動アクションを実行する機能です。

ワークフローを「どのように始めるか」を決めます。
おすすめは「フォーム送信」または「ショートカット」です。

トリガー設定例：「ショートカット」

1. 「トリガーを追加」→「Slackショートカット」
2. 名前を入力（例：「◎◎申請を送信」）
3. どのチャンネルで利用できるかを指定（例：#◎◎申請）
4. 保存

1. 「ステップを追加」→「フォームを送信」
2. ◎◎申請に必要な項目を追加します：

1. 「承認」ボタン → 新しいステップ「メッセージを送信」
   　→ 申請者へ送信：「 ✓あなたの購入申請が承認されました！」
2. 「却下」ボタン → 新しいステップ「メッセージを送信」
   　→ 申請者へ送信：「× あなたの購入申請は却下されました。」

1. 「テストを実行」ボタンで実際に送信してみる
2. 入力内容・承認フロー・通知の動作を確認
3. 問題なければ「公開」して運用開始

前述のとおり、Slack承認フローは簡易的なプロセスには有用ですが、社内稟議のような法的・経営的な重みを持つプロセスを運用するには限界があります。

1. 証跡・監査対応の脆弱性

稟議書は、意思決定の公式な証拠として、長期的な保管と容易な検索、そして改ざん防止が必須です。

・証跡の散逸: Slackのメッセージは基本的にフロー情報であり、時間が経つと埋もれてしまい、検索性や管理性が低下します。
・監査対応: 誰が、いつ、何を承認したかの履歴（ログ）は残りますが、公式な文書管理システムとしての機能（版管理、厳格なアクセス権限など）はありません。
・改ざんリスク: フォームやメッセージベースのため、テキストの編集や変更が容易なため、申請内容と承認記録の整合性を厳密に保つことが難しく、改ざんリスクがあります。

2. 承認ルートの複雑性への対応の限界

社内稟議では申請内容や金額によって「課長 → 部長 → 役員」といった多段階かつ条件分岐（例：30万円以上は役員承認が必要）する複雑な承認ルートが必要です。日本の商習慣に則り、合議制や複数部署への回覧が必要なケースもあるでしょう。一方、Slackのワークフロービルダーは直線的な流れの自動化が得意であり、複雑な条件分岐や経路設計に対応するには限界があります。

ワークフローシステムが解決できる課題

Slackは、チーム内の「ちょっとした確認」を簡便にするツールとして活用しましょう。「正式な意思決定」はワークフローシステムに集約させ、監査対応や内部統制強化に活かしましょう。

汎用的な管理ツールや別システムに付随する承認フロー機能からから、当社が提供する専用ワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」へ切り替え、社内稟議プロセスを平準化し、業務効率化を実現された事例をご紹介します。ぜひ、インタビュー記事をご覧ください。