【情シス必見】ワークフローの「アカウント管理」はもう不要。M365/GWS連携で始める、ID管理が負担にならない運用術

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「SaaSが増えてアカウント管理が複雑すぎる...」「ワークフローを導入したいけど、新しいIDやパスワードが増えるのが嫌だ...」
情報システム部門（情シス）の方にとって、SaaSのアカウント管理と、申請・承認のためのワークフロー構築は、特に負担の大きい業務です。

しかし、グルージェントフローなら、その「面倒くさい」を根本から解決できます。
ポイントは、ID管理システムではないからこそ実現できる「アカウント作成不要のワークフロー運用」と、グループウェアの組織情報を「承認ルート」に直接活かす仕組みです。

【情シス必見】ワークフローの「アカウント管理」はもう不要。M365/GWS連携で始める、ID管理が負担にならない運用術

従来のワークフロー導入における「6つの隠れた課題」

多くの情シス担当者が直面している、SaaSとワークフロー運用の具体的な煩わしさを見てみましょう。

課題	具体的な「困った」状況
1. アカウント二重管理	ワークフロー用にも、社員一人ひとりのログインアカウントを手動で作成・削除しなければならない手間。
2. パスワードの増加	ユーザーが新しいワークフローのID・パスワードを覚える必要があり、「パスワードを忘れた」という問い合わせが多発する。
3. 承認ルートの設計ミス	組織変更があるたびに、ワークフロー側の組織ツリーや承認ルートも手動で修正しなければならず、ミスや漏れが発生しやすい。
4. 権限設定の複雑化	ワークフローシステム内で、管理者や一般ユーザーの権限を個別に設定・管理しなければならない。
5. セキュリティリスク	退職者のアカウント削除が漏れると、不正アクセスや情報漏洩の大きなリスクとなる。
6. 導入コストの懸念	課題解決のためにIDaaS（統合ID管理ツール）の導入を検討すると、コストや設定のハードルが高いと感じる。

これらの煩雑さが、情シス担当者の業務を圧迫し、「他のコア業務に手が回らない」状況を生み出しています。

グルージェントフローなら「ログインアカウント作成不要」のスマート運用

グルージェントフローは、Microsoft 365やGoogle Workspaceに「拡張機能」を追加するイメージで利用できるクラウドワークフローシステムです。

これが、従来のワークフローシステムよりも大きく負担を軽減する運用を可能にします。

解決策1：「いつものグループウェアアカウント」でそのままログイン

グルージェントフローにログインするために、新たなアカウントを作成する必要はありません。

Microsoft 365 / Google Workspaceのアカウント（ID/パスワード）をそのまま利用
シングルサインオン（SSO）で、グループウェアにログインすれば、パスワードの入力なしでグルージェントフローにアクセス完了。

情シス担当者へのメリット：

ワークフロー用アカウントの作成・削除が不要になり、運用負荷を軽減。
ユーザーの「ID、パスワード忘れ」問い合わせが激減します。

解決策2：グループウェアの組織階層を「承認ルート」に直接活用

ワークフローシステムでありながら、グルージェントフローはID管理機能を持たず、Microsoft 365のEntra IDやGoogle WorkspaceのGoogleグループが持つ組織・メンバー情報を「ワークフローの土台」として活用します。

グループウェアから組織情報を自動同期： グループウェアの組織階層の「メンバー」や「部署・役職」を自動でグルージェントフローに活用します。
承認ルートに即座に反映： この同期された組織ツリーをベースに、承認フローの設計や、管理者・一般ユーザーの権限設定を行うことが可能です。

情シス担当者へのメリット：

組織変更時の修正漏れを解消！ グループウェア側で組織のメンバーが変われば、ワークフローの承認ルートも連動して更新されます。
誰が誰の承認者かを、階層に基づいてスムーズに設計できます。

解決策3：グループウェアのセキュリティに依存した安心の利用環境

グルージェントフローは、Microsoft 365やGoogle Workspaceの認証基盤に依存するため、お客様はワークフローシステムのセキュリティ環境を独自に構築・維持する必要がありません。

強固な認証基盤を活用： グループウェアが持つ、最先端のセキュリティ環境（多要素認証など）をそのまま利用可能です。

まとめ：グルージェントフローで実現する「アカウント管理負担の軽減」

課題	従来のワークフローシステム	グルージェントフロー導入後
アカウント作成	ワークフロー用のID/パスワードを新規作成	不要！グループウェアアカウントでSSO
承認ルート管理	ワークフロー側で組織変更を都度手動修正	グループウェアの組織階層を直接活用し、メンバーを自動で更新
セキュリティ	ワークフローシステムのセキュリティも別途考慮	グループウェアの認証基盤に依存するので安心
ログイン	新しいパスワードが必要でユーザー負担大	ログインの手間をなくしスムーズ