もう迷わない!
SharePoint承認ワークフローの最適解

既存のワークフローを使うべきか、新たに導入するべきか

申請や稟議書の電子化に取り組もうと思ったとき、まず頭を悩ませるのはワークフローシステム選びではないでしょうか。既存のシステムにワークフロー機能がある場合もありますが、専用システムを導入した方がいい場合もあります。

たとえば営業部だけで使っている顧客管理システムにワークフロー機能がついている場合などが、そのわかりやすい例です。この場合、営業部だけで完結できるのであれば、顧客管理システムのワークフロー機能を使うというのがひとつの選択肢になるでしょう。

しかし他部署との連携が求められる場合や、ユーザー情報のメンテナンスが行き届いていない場合には、別途ワークフロー専用製品を導入する方がスムーズかもしれません。
稟議書

Microsoft SharePointに関する悩み

もっと多くの人に当てはまるのが、Microsoft SharePointに関する悩みでしょう。SharePointにもワークフローの機能がありますが、それを活用すべきか、新たにワークフローシステムを導入すべきか。イントラネットとしてこれまでにSharePointサーバーを構築している企業はもちろんのこと、Microsoft 365を契約してSharePointが使えるようになったという企業の担当者をも悩ませていることと思います。

大事なのはユーザー目線での検討

SharePointも使えるようになったし、せっかくだからSharePointをできるだけ活用したいと考えているIT担当者は多いのではないでしょうか。
しかし、使えるものは使わないともったいないという考えだけにとらわれるのは、やや早計です。SharePointには多くの機能があり、あれもこれも使いたくなる気持ちはわかります。しかし機能が豊富だからこそのハードルもあるため、一度立ち止まってユーザー目線で再検討してみましょう。

SharePoint承認ワークフローか別のシステムを導入するか、選択のポイント

まずは、SharePoint承認ワークフローを活用する場合と、新たにワークフローシステムを導入する場合とのメリット、デメリットを整理してみましょう。

SharePointを活用 ワークフローシステム導入
メリット
  • Microsoft 365やActive Directory(Microsoft Entra ID)のユーザー情報を流用できる
  • Power Automateの活用で処理を自動化可能
  • マイクロソフト製品の利用範囲と切り離してワークフローを電子化できる
  • ワークフローに特化したインターフェイスで導入ハードルが低い
デメリット
  • 多機能なSharePoint活用には理解力が求められる
  • SharePointのカスタマイズには専門的な技術が必要
  • 既存システムとは別にユーザー情報を管理する必要がある
  • 利用ツールが増えることによるユーザーの抵抗感の増大

SharePointのデメリット

SharePointを使うことによるデメリットは、多機能ゆえのわかりにくさだと言っていいでしょう。
SharePointの承認ワークフローはPower Automateの設定も必要ですが、専門的な知識が必要なため、フル活用するには情報システム部門の負荷が大きくなります。

SharePointのメリットを活かしつつ導入できるワークフローシステム Gluegent Flow

SharePointのデメリットを避けるために新しくワークフローシステムを導入すれば、SharePointのメリットを捨てることになり、同時にワークフローシステムのデメリットを引き受けることになります。
弊社がご提供するGluegent Flow(グルージェントフロー)は、Microsoft 365と連携してSharePointとワークフローシステムのいいとこどりができるサービスです。

ワークフローシステム導入のデメリット
既存システムとは別にユーザー情報を管理する必要がある
利用ツールが増えることによるユーザーの抵抗感の増大
Gluegent Flowによる解決
Microsoft 365を参照することでユーザー管理を一元化可能
紙と同じレイアウトを画面上に再現することでユーザーの抵抗感を最小化

ご覧のようにGluegent Flowなら、個別のツールを追加導入することのデメリットはほとんどありません。SharePointを使い始めていない、あるいはまだ十分にユーザーがなじんでいない場合は、ワークフロー専用ツールであるGluegent Flowの導入を検討してみてください。機能特化したサービスならではの導入しやすさを感じてもらえるはずです。

Gluegent FlowならMicrosoft 365を活かしてわかりやすい承認フローの構築が可能

Gluegent Flowを使ってワークフローを電子化するメリットは、「わかりやすさ」にあります。ユーザーにとってわかりやすいだけではなく、管理者にとっても導入、管理しやすいのが特長と言えます。

Gluegent Flowのメリット

  • 氏名や所属部署、上司の情報などをMicrosoft 365と連携できるため、個別にユーザー情報を管理する必要がない
  • これまで通りMicrosoft 365のユーザー情報だけを管理していれば、Gluegent Flowでも同じID基盤を使ってワークフローを利用できる
  • 同じID基盤を使うことで、Microsoft 365と同じID/パスワードで利用できるため、新たにIDやパスワードを覚える必要がない
Gluegent Flowのメリット

ストレスのない操作環境

他システムのユーザー情報を参照すると操作にタイムラグが生じるのでは、と心配する管理者もいるかもしれません。ちょっとした使い勝手の悪さがユーザーの抵抗感につながるので気になるところだと思いますが、心配はいりません。Microsoft 365のユーザー情報を適時キャッシュすることで、Gluegent Flowはストレスのない操作環境を実現しています。

ノーコード・ローコードでワークフロー作成

申請フォームのレイアウトは、Excelで作成したテンプレートをコピー&ペーストして作成することができます。見た目を紙そっくりに再現できるため、利用者の抵抗も少なくて済みます。

ノーコード・ローコードでワークフロー作成

モバイルアプリで業務効率化へ

モバイルアプリが用意されていることにも注目です。新しい申請が提出されたとき、上司から差し戻しがあったときなど、アクションが必要なときにはスマートフォン画面に通知が届きます。SharePointにもモバイルアプリは用意されていますが、統合型ソフトウェアなので通知の中からアクションが必要なものを見分ける必要があります。
Gluegent Flowはワークフローに特化しているので、通知が来たら承認や再提出のアクションが必要だとわかりやすく、見逃しを防ぐことにつながります。

より高度な活用へ

さらに将来の展望にも目を向けてみましょう。従業員がMicrosoft 365になじんでSharePointの機能も使いこなすようになったら、Gluegent FlowとSharePoint、Power Automateなどを連携してより高度な活用にステップを進めることができます。

導入が容易で、将来にわたってMicrosoft 365との連携を深めていける
ワークフローツール、それが Gluegent Flow です