SharePointと連携可能なクラウドワークフローという選択肢

SharePointと連携可能な
クラウドワークフローという選択肢

既存システムの活用にこだわることで複雑化する場合も・・・ワークフロー導入

申請や稟議書の電子化に取り組もうと思ったとき、まず頭を悩ませるのはワークフローシステム選びではないでしょうか。既存のシステムにワークフロー機能がある場合もありますが、専用システムを導入した方がいい場合もあります。

たとえば営業部だけで使っている顧客管理システムにワークフロー機能がついている場合などが、そのわかりやすい例です。この場合、営業部だけで完結できるのであれば、顧客管理システムのワークフロー機能を使うというのがひとつの選択肢になるでしょう。

しかし他部署との連携が求められる場合や、ユーザー情報のメンテナンスが行き届いていない場合には、別途ワークフロー専用製品を導入する方がスムーズかもしれません。

Microsoft SharePointに関する悩み

もっと多くの人に当てはまるのが、Microsoft SharePointに関する悩みでしょう。SharePointにもワークフローの機能がありますが、それを活用すべきか、新たにワークフローシステムを導入すべきか。イントラネットとしてこれまでにSharePointサーバーを構築している企業はもちろんのこと、Microsoft 365を契約してSharePointが使えるようになったという企業の担当者をも悩ませていることと思います。

大事なのはユーザー目線での検討

Microsoft Officeがサブスクリプションモデルに移行してSharePointも使えるライセンスになった、せっかくだからSharePointをできるだけ活用したいと考えているIT担当者は多いのではないでしょうか。
しかし、使えるものは使わないともったいないという考えだけにとらわれるのは、やや早計です。SharePointには多くの機能があり、あれもこれも使いたくなる気持ちはわかります。しかし機能が豊富だからこそのハードルもあるため、一度立ち止まってユーザー目線で再検討してみましょう。

SharePointか別のワークフローシステムにするか、選択のポイントを見極めよう

まずは、SharePointのワークフロー機能を活用する場合と、新たにワークフローシステムを導入する場合とのメリット、デメリットを整理してみましょう。

	SharePointを活用	ワークフローシステム導入
メリット	Microsoft 365やActive Directoryのユーザー情報を流用できる Power Automateの活用で処理を自動化可能	マイクロソフト製品の利用範囲と切り離してワークフローを電子化できるワークフローに特化したインターフェイスで導入ハードルが低い
デメリット	多機能なSharePoint活用には理解力が求められる SharePointのカスタマイズには専門的な技術が必要	既存システムとは別にユーザー情報を管理する必要がある利用ツールが増えることによるユーザーの抵抗感の増大

SharePointのデメリット

SharePointを使うことによるデメリットは、多機能ゆえのわかりにくさだと言っていいでしょう。これは統合型のソフトウェアに必ずつきまとう宿命のようなものですが、SharePointの場合は用語の難しさが拍車をかけます。IT担当者は勉強すれば理解できると思いますが、「サイトってなに？ホームページ？」「リストってどれのこと？」というユーザーの疑問にひとつずつつきあうのは大変です。
逆に言えばそのハードルさえなければ、つまり既にSharePointでイントラネットを構築し、ユーザーが情報共有に活用できている段階であれば、ワークフローにもSharePointを活用するべきでしょう。

Gluegent Flowによる解決

同じように、ワークフローシステムを導入するデメリットがほとんどなくなるケースもあります。Microsoft 365と連携して利用できるGluegent Flowがその一例です。

ワークフローシステム導入のデメリット

既存システムとは別にユーザー情報を管理する必要がある

利用ツールが増えることによるユーザーの抵抗感の増大

Gluegent Flowによる解決

Microsoft 365を参照することでユーザー管理を一元化可能

紙と同じレイアウトを画面上に再現することでユーザーの抵抗感を最小化

ご覧のようにGluegent Flowなら、個別のツールを追加導入することのデメリットはほとんどありません。SharePointを使い始めていない、あるいはまだ十分にユーザーがなじんでいない場合は、ワークフロー専用ツールであるGluegent Flowの導入を検討してみてください。機能特化したサービスならではの導入しやすさを感じてもらえるはずです。

Gluegent FlowならMicrosoft 365を活かしてわかりやすいワークフロー導入が可能

Gluegent Flowを使ってワークフローを電子化するメリットは、「わかりやすさ」にあります。ユーザーにとってわかりやすいだけではなく、管理者にとっても導入、管理しやすいのが特長と言えます。

Gluegent Flowのメリット

氏名や所属部署、上司の情報などをMicrosoft 365と連携できるため、個別にユーザー情報を管理する必要がない
これまで通りMicrosoft 365のユーザー情報だけを管理していれば、Gluegent Flowでも同じID基盤を使ってワークフローを利用できる
同じID基盤を使うことで、Microsoft 365と同じID／パスワードで利用できるため、新たにIDやパスワードを覚える必要がない

ストレスのない操作環境

他システムのユーザー情報を参照すると操作にタイムラグが生じるのでは、と心配する管理者もいるかもしれません。ちょっとした使い勝手の悪さがユーザーの抵抗感につながるので気になるところだと思いますが、心配はいりません。Microsoft 365のユーザー情報を適時キャッシュすることで、Gluegent Flowはストレスのない操作環境を実現しています。

ノーコード・ローコードでワークフロー作成

専用ツールならではの、柔軟なワークフロー機能もユーザーの使いやすさに貢献します。ノーコード・ローコードで申請画面を自由にカスタマイズできるので、既存の申請用紙と同じレイアウトを画面上に再現できます。どこに何を記入すればいいのか悩むことがなく、電子化のハードルを下げることにつながるでしょう。
レイアウト編集画面は、マウスで簡単操作できるGUI（グラフィックユーザーインターフェース＝マウスや指などで操作できる画面）とHTML編集を選ぶことができ、ブログを書ける程度の知識と経験があればすぐに使いこなせます。

► ワークフローを選ぶときに、ノーコード・ローコードに注目すべき理由

ワークフロー選択時にノーコード・ローコードに注目すべき理由 | Gluegent Flow

モバイルアプリで業務効率化へ

モバイルアプリが用意されていることにも注目です。新しい申請が提出されたとき、上司から差し戻しがあったときなど、アクションが必要なときにはスマートフォン画面に通知が届きます。SharePointにもモバイルアプリは用意されていますが、統合型ソフトウェアなので通知の中からアクションが必要なものを見分ける必要があります。
Gluegent Flowはワークフローに特化しているので、通知が来たら承認や再提出のアクションが必要だとわかりやすく、見逃しを防ぐことにつながります。