【脱・見落とし】LINE WORKS・Slack承認の「限界」を解決！証跡・統制を強化するワークフロー最適解

グルージェントフロー
内部統制
可視化
業務改善

「承認依頼が他の雑談チャットに埋もれて、業務が停滞した」「過去の申請を探すために、膨大なチャットログを遡ったが、履歴が消えていた」--もしあなたがLINE WORKSやSlackなどで承認フローを回しているなら、このような課題に日々直面しているのではないでしょうか？

チャットツールでの承認は手軽ですが、その裏側には「証跡の信頼性の低さ」「複雑なフローへの対応しにくさ」「承認の確実性の欠如」という、無視できないリスクが潜んでいます。

本記事では、チャットツールの利便性はそのままに、システムとしての堅牢な管理と統制を実現する最適なソリューションをご紹介します。その最適解こそが、高機能ワークフローシステム「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。

【脱・見落とし】LINE WORKS・Slack承認の「限界」を解決！証跡・統制を強化するワークフロー最適解

手軽さの代償？チャット承認が抱える深刻なリスク

チャットツールでの承認フローは非公式な運用になりがちで、特に組織が大きくなるほど以下の5つの深刻な課題に直面します。

証跡の脆弱性（監査リスク）:

スタンプやシンプルなテキストによる承認は、システムログとして残りません。万一の情報改ざんや削除が容易で、監査が入った際に証跡として認められないリスクを常に抱えています。

複雑なルートへの非対応（非効率化）:

「10万円以上の申請は部長と経理部長の承認が必要」「〇〇部署の申請は人事部を経由」といった複雑な条件分岐に、チャットツールは対応できません。結局、手動で承認者を振り分け直す手間が発生し、承認ミスの温床となります。

確実性の欠如（業務の停滞）:

チャットツールはスマホで手軽に利用できるため、外出中の決裁者にも手軽に連絡を取れることがメリットですが。承認依頼が他の業務連絡や雑談に埋もれ、見落としや放置が発生しがちです。

後続業務の二重管理：

チャットで承認が完了した後、その内容（経費額、申請者など）を会計システムやタスク管理ツールに手動で入力し直す必要があります。これはミスの原因となり、担当者の貴重な時間を奪います。

履歴・検索性の困難：

数ヶ月前に承認された特定案件の内容を急いで確認したい場合、チャットの検索機能では限界があります。「どのチャットで、最終的にどんな内容が承認されたか」という確実な履歴追跡が困難です。

グルージェントフローが「手軽さ」と「堅牢性」を両立できる理由

これらの課題を解決し、チャットツールの利便性を最大限に活かせるのがグルージェントフローです。チャットツールユーザーの悩みに特化した、3つの解決策をご紹介します。

解決策1. 【利便性維持】チャットから「ワンタップ完結」で遅延を解消

グルージェントフローは、チャット画面からスムーズに承認を完結できます。

確実な通知: 申請が上がると、LINE WORKSやSlackに承認依頼メッセージを自動で送信。依頼者が個別に送る必要がありません。
遅延の解消: 承認者はメッセージ内のリンクをクリックすれば、すぐに該当の画面を表示します。内容を確認したら「承認」「却下」ボタンをワンタップするだけで承認が完了。システムにログインする手間がないため、移動中や外出中でも即座に対応でき、「後で確認しよう」といった承認の遅延を防止します。
承認の催促:万が一承認が滞っている場合、申請者はボタン一つで承認者に催促ができます。あの件ご確認いただけますか？と個別にメッセージを送らなくてもスムーズな申請依頼が可能となります。

▶「多様な通知機能で確認・承認依頼を見落とさない」

解決策2. 【信頼性向上】監査に耐えうる強固な「証跡管理」

チャット承認の最大の弱点は、「証跡の脆弱性」です。悪意がなくても、メッセージを改変したり、履歴を削除することが可能なため、問題が起きた時に原因を特定するのが困難になります。グルージェントフローは、チャットツールと連携していても心配はありません。確実な記録を残します。

絶対的な証拠: チャットツール経由で「ワンタップ承認」しても、その操作はグルージェントフローのシステム上に「誰が・いつ・どの内容を承認したか」という変更不可能なログとして記録されます。
確実な履歴検索: 過去の承認内容は、日付、申請者、金額など、詳細な条件で瞬時に検索・抽出可能です。監査対応が必要な際も、数クリックで必要な証跡を提示できます。

▶履歴データ蓄積/検索