なぜ使われない？失敗例から学ぶワークフローシステムの見落としがちな選定基準
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ワークフローシステム選定にあたっては、まず最初に価格や機能を比較するでしょう。しかし、そこだけに気を取られていると、導入後に「現場の社員が誰も使ってくれない」という大失敗を招くリスクがあります。
本記事では、中小・中堅企業のシステム導入・運用担当者111名を対象に実施された最新の調査データをもとに 、製品の機能比較表には載りにくい「現場に使われ、本当に業務が楽になるシステム選定の重要な要件」を解説します。
目次
約9割が経験「思ったように活用されない」という現実
システムを選定する前に、まず知っておきたいのが「導入後の定着段階におけるリアルな実態」です。
2026年に行った調査によると、自社のワークフローシステムが現場の社員に「十分に活用されている」と感じている担当者は約7割にのぼります 。しかしその一方で、担当者の実に86.5%（約9割）が、導入後に「現場の社員が思うように使ってくれない」と感じる場面を経験していることが判明しました 。
管理部門がどれだけ「便利で効率的だ」と思って導入しても、実際に毎日申請を行う現場社員に浸透するまでには、多くの企業が苦戦している様子がうかがえます。
使われない理由は「ITリテラシー」と「紙からシステムへの急激な変化」
せっかく導入したワークフローシステムを、なぜ現場は思うように使ってくれないのでしょうか。運用に苦労した具体的な理由を尋ねたところ、以下の回答から構造的な課題が見えてきました。
- ITリテラシーが高くない社員が操作に戸惑ったから（59.4%）
- 入力項目が紙の頃より増えたから（40.6%）
- 承認者がスマホで使えなかったから（21.9%）
多くの担当者が「ITリテラシー」の壁に直面しています 。デジタル化を急ぐあまり、入力項目を増やして「紙の頃より面倒になった」と感じさせてしまったり、画面のレイアウトがガラリと変わって「どこに何を入力すればいいかわからない」と現場を戸惑わせたりすることが、システムが敬遠される大きな原因となっているのです。
定着成功の鍵を握る“盲点の選定基準”
では、システムを現場にスムーズに浸透させ、本当の意味で業務効率化に成功している企業は、どのようなポイントを重視していたのでしょうか。
定着成功の要因第1位は「紙の申請書の見た目を再現」
システムが現場の社員に定着している主な要因を調べたところ、最も多かった回答は「紙の申請書の見た目とのギャップが小さかったから」（62.8%）でした 。さらに、システムを選定する際に「紙の申請書の見た目をそのまま画面で再現できる機能」が重要だと思うかという問いに対しては、全体の94.6%（約9.5割）の担当者が「重要」と回答しています 。
既存の見た目を再現できることが、なぜ重要なのか？
担当者が「紙のレイアウト再現機能」をこれほどまでに重視する理由は、以下のデータに表れています。
- ITリテラシーが高くなくても操作できるから（62.9%） 現場の社員にとって「これまでの紙の申請書と画面のレイアウトが同じ」であれば、どこに何を書けばいいかが直感的に理解できます。ITツールへの苦手意識や心理的ハードルを最小限に抑えられます。
- 教育やマニュアル作成の負担が減るから（39.0%） 新しいツールの操作方法を一から説明するマニュアルを作ったり、全社説明会を何度も開いたりする手間が省けます。管理部門の教育コストや社内問い合わせ対応の負担を大きく軽減できます。
多くの担当者が製品を選ぶ際、「外部システム連携ができる」「月額が安い」といったスペック表の“足し算・引き算”をしてしまいがちです。しかし、調査で「紙の見た目の再現」がこれほど重視されていたのは、それが現場社員にとっての「引き算の優しさ（新しい操作を覚えなくていい）」になるからだと言えます。
本記事で紹介した「現場が使ってくれない原因」や「定着の成功要因」のデータを、グラフ付きの分かりやすいレポートにまとめています。社内のシステム選定や検討用資料として、ぜひご活用ください。
これからの比較軸に加えたい「現場ファースト」の視点
ワークフローシステム選びの失敗を防ぐためには、「スペック」だけでなく「現場の定着率」を想定した基準が不可欠です。自社に合う製品を絞り込むフェーズでは、製品カタログを見比べる前に、以下の「現場ファースト・選定チェックリスト」を確認してみてください。
「使われないワークフロー」を避けるための選定チェックリスト
「システムに合わせて業務を完全に変える」のが難しい中小・中堅企業において、既存の書式（紙の見た目）を再現できる柔軟性は、非常に現実的で効果的な比較軸の1点となります。
現場に寄り添うシステムなら「グルージェントフロー」
ここまで「紙の見た目を再現できること」の重要性をお伝えしてきました。もし、自社の選定基準の軸としてこの要素を取り入れたい場合、一つの具体的な選択肢となるのが、弊社が提供するクラウドワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。
「いつもの紙の見た目」を画面に再現
長年使い慣れた紙の申請書レイアウトをそのまま画面上に再現できるため、現場の社員が「どこに何を書けばいいか」迷いません。ITツールに慣れていないメンバーがいても、導入初日からスムーズに運用を開始できます。
▶既存のExcel帳票を活用する方法
導入・教育コストの削減
記入漏れや入力ミスの起こりにくい申請フォームを作成でき、社内からの問い合わせや説明に割く時間を軽減できます。
▶申請・承認業務の手間とミスを削減
普段お使いの環境とスムーズに連携
Microsoft 365 や Google Workspace のアカウントによるシングルサインオンが可能です。社員が毎日使っている使い慣れたシステムと連携することで、現場の心理的ハードルをさらに下げられます。
▶グループウェア連携で従業員の負担を軽減
もちろん、企業の状況によっては「この機会に業務フローや書式を一新したい」というケースもあるでしょう。その場合は、他の思想を持ったシステムが向いているかもしれません。しかし、「まずは現場に混乱を与えず、確実にペーパーレス化を定着させたい」というフェーズであれば、こうした現場の習慣に寄り添うタイプのシステムから検討してみるのが確実です。
まとめ
ワークフローシステム導入のゴールは「システムを稼働させること」ではなく、「現場の全員に定着し、組織全体の業務効率が向上すること」です。
システム選定の基準に迷ったときは、機能の多さやコストだけでなく、現場に混乱を与えない「紙の見た目を再現できるかどうか」を比較の軸に加えてみてはいかがでしょうか。現場に優しいデジタル化こそが、結果として最も確実なペーパーレス化への近道となります。
現場がスムーズに動くシステム選定のために。本記事のベースとなった「ワークフローシステム定着失敗実態調査レポート」のフルバージョンは以下からダウンロードいただけます。
【調査概要】
- 調査名称： 中小・中堅企業におけるワークフローシステム定着失敗実態調査
- 調査対象： 中小・中堅企業（従業員100名以上500名未満）の情報システム部門・総務部門・経営企画部門で、ワークフローシステムの導入または運用に携わっている担当者・責任者111名
- 調査期間： 2026年6月9日〜同年6月9日
- 調査機関： 自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
- 調査方法： オンラインアンケート
- 留意事項： 構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100%とはならない場合があります。
※ データの引用・転載について 本調査のデータを引用・転載される際は、必ず情報の出典元として「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」の名前を明記のうえ、以下のリンクの設置をお願いいたします。
