【調査で判明】ワークフローシステムの選定基準に盲点？業務を加速させる新常識は「権限」にあり
- 仕組み化
- 内部統制
- 業務改善
【お客様のリアルなお悩み】
・現在のワークフローはシステム管理者（admin）しか設定変更を触れないため、現場のスピード感に追いつかない
・情報システム部門以外の部門や現場の担当者にも、フォーム作成や管理の権限を安全に渡したい
・情シスに頼らず、各現場が自発的にワークフローを作ったり直したりできる環境を整えたい
多くの企業で導入されているワークフローシステムですが、実際に日々の業務で利用する現場（業務部門）では、このような運用上の悩みを抱えるケースが少なくありません。
これまでワークフローシステムの選定といえば、「セキュリティ」や「全社統制」の観点から、情報システム部門（情シス）が一括して管理・設定を行うシステムが選ばれる傾向にありました。しかし、ビジネスのスピードが加速する今、その体制自体が現場のボトルネックになっている実態が最新の調査によって明らかになりました。
今回は、ワークフローシステムを利用する業務部門の担当者109名を対象に実施された意識調査をもとに、これからの業務環境の変化に対応するために重視すべき、新しいワークフローシステムの選定基準を提示します。
目次
「情シス一括管理」が現場のボトルネックになる構造的な課題
市場や組織の変化に最も早く直面するのは業務部門の現場です。調査でも、業務部門担当者の82.6%が、自部署のフォームや承認ルートを「自分たちで調整したい」場面があると回答しています。
【現場がフォームやルートを調整したい理由】
1. 新しい業務や運用ルールへの対応：63.3%
2. 入力項目を減らして使いやすくしたい：40.0%
3. 自部署の業務実態に合っていない項目がある：35.6%
しかし、システムの変更権限を情シスが一括して握っている従来型の体制では、現場が変更を望んでも以下のような問題が発生してしまいます。
・「依頼したが、対応に時間がかかった」：43.3%
・「依頼したが、断られた・優先度を下げられた」：37.8%
全社的なシステム管理やセキュリティ対策、他の不具合対応などで多忙を極める情シスにとって、現場の「ちょっとした修正」にすぐ対応するのは物理的に困難です。その結果、現場の改善ニーズが滞留し、非効率な運用のまま業務を続けざるを得ないという構造的な課題が浮き彫りになりました。
全社統制とスピードを両立する、ワークフロー選定基準の新常識「権限分離」
情シスへの依頼の手間やタイムラグに直面している現場からは、「自分たちでフォームや承認ルートを変更できる権限がほしい」という声が78.0%にのぼっています。その最たる理由は、「情報システム部門への依頼の手間や時間を減らしたいから（55.3%）」です。
こうした背景から、次にワークフローシステムを導入・再選定するにあたり、88.1%もの担当者が「業務部門の担当者が自部署のフォームや承認ルートを変更できる機能」を必須条件にしたいと考えていることが分かりました。これからのワークフローシステム選定において提示すべき、新しい基準は明確です。
【これからのワークフロー選定基準の正解】 全社の統制（ガバナンス）を保つための管理権限は情報システム部門に残しつつ、各部署の日常的なフォーム作成やルート変更の権限は現場（業務部門）に委譲できる「権限分離」の設計が備わっているかどうか。単なる「高機能」や「低価格」ではなく、「適切な権限委譲ができる設計になっているか」こそが、情シスの負担を増やすことなく、企業全体の意思決定をスピードアップさせるための新たな選定軸となります。
※なお、本記事のベースとなった『現場担当者109名への選定基準調査』のグラフ付き全データは、こちらから無料でダウンロードいただけます。
「権限分離」の設計思想を体現する「グルージェントフロー」
この「全社的なガバナンス」と「現場の柔軟な運用」の両立を目指して設計されているのが、クラウドワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。
グルージェントフローは、現場の「自分たちで直したい」というニーズと、情シスの「統制を守りたい」という要望にバランスよく応える機能を備えています。
1. 情シスも安心の、柔軟な「権限分離」設計
システム全体のマスター管理やセキュリティ設定などは情報システム部門がコントロールを保持。その上で、「特定の部署内だけのフォーム作成・ルート変更権限」だけをその部署の担当者に切り出すことができます。ガバナンスを犠牲にしない適切な権限委譲が可能です。
▶ 権限設定とユーザー管理機能 について詳しく見る
2. 専門知識不要。現場で完結する直感的なノーコード操作
シンプルな操作画面で、プログラミングの知識がない業務部門の担当者でも、ドラッグ＆ドロップで直感的に申請フォームや経路設計が可能です。新しい業務ルールにも、現場主導で柔軟に対応できます。
3. 生成AI機能でフォームや経路の細かい設定を提案
IT知識が必要な細かい設定は、ワークフローでやりたいことを日本語で（例：条件Aの場合は経路a、条件Bの場合は経路bに回送する、など）入力すると、生成AIがプログラミングを提案してくれます。情報システム部門に頼らなくても、自分たちで運用・改善を完結できます。
▶AIを活用した経路設定・カスタマイズ について詳しく見る
【導入事例】「権限の委譲」によって効果的な運用を実現した企業事例
グルージェントフローの「権限分離」と「現場での作りやすさ」を活かし、情シスと業務部門が連携して成果を上げている3社の事例をご紹介します。
まとめ：これからのワークフローは「権限のあり方」で選ぶ
ワークフローシステムは、導入して終わりではなく、組織や業務の変化に合わせて柔軟に対応させていくものです。
変更のたびに社内依頼の手間やタイムラグが発生し、現場の改善ニーズが滞留してしまう環境から脱却するために、今こそ「権限のあり方」を選定基準に加えてみませんか。全社の安全を守りつつ、現場に適切な運用権限を委譲できる「グルージェントフロー」のような設計は、これからのワークフロー選定における確かな正解となります。
企業のガバナンスを維持しながら情シス部門の負担軽減と現場の改善ニーズに応えるワークフローをお探しの方は、お気軽にご相談ください。
▶グルージェントについて詳しく見る
▶グルージェントフローの権限設定について詳しく見る
【今回の調査データをグラフ付きで詳しく見たい方へ】
本記事のベースとなった、業務部門担当者109名のリアルな声や詳細な集計結果をまとめたホワイトペーパーを無料でダウンロードいただけます。これからのシステム選定・社内提案の社内根拠としてご活用ください。
【無料ダウンロード】ワークフローシステムの選定基準調査レポートをダウンロードする
【調査概要】
- 調査名称： 自部署の稟議・申請を運用する現場担当者から見たワークフローシステムの選定基準調査
- 調査対象： 中堅・中堅大企業（従業員300名以上）の業務部門で、ワークフローシステムを利用したことがあり、かつ自部署のフォームや承認ルートを「調整したい」「調整を試みた」経験のあるユーザー109名
- 調査期間： 2026年6月8日〜同年6月9日
- 調査機関・方法： 自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）、オンラインアンケート
