TOPGoogle Workspace の承認機能で
始めるワークフロー
- 仕組み化
目次
Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドで使える簡単な承認ワークフロー
Google Workspace には、承認という機能が標準で用意されています。これは簡易な承認フローを Google Workspace だけで実現するものです。Google ドキュメントや Google スプレッドシートの一機能として提供されており、追加料金もなく簡単に利用できます。
Google Workspaceの承認機能を使用すると、以下のメリットがあります。
・申請・承認業務の自動化、ペーパーレス化
・承認プロセスの可視化
・ヒューマンエラーの撲滅
・コスト抑制
上手に活用して、業務の効率化や生産性向上を実現させる方法をご紹介します。
1. 申請書フォーマットの準備
Google ドキュメントで申請書のフォーマットを作成します。既存の申請書がある場合は、それを Google ドキュメントで作成し、分かりやすいファイル名を付けて共有します。誤ってフォーマットが変更されないよう、閲覧権限のみで共有してください。
2. フォーマットのコピー
申請内容に合わせてフォーマットを選択し、Google ドキュメントで開きます。閲覧権限のみの場合は、[ファイル] > [コピーを作成] を選択して申請書を自分のフォルダにコピーします。ファイル名の末尾に申請日や申請者名を追加するなど、ルールを決めておくと管理しやすくなります。
3. 申請内容の記入
コピーしたフォーマットに申請内容を記入します。Google ドキュメントの通常の編集方法と同じです。
4. 承認の依頼
記入が完了したら、[ファイル] > [承認] を選択します。「承認のリクエスト」ウィンドウが表示されるので、「リクエストを送信」 をクリックして承認申請を行います。
5. 承認のリクエストを送信
「承認のリクエスト」というウィンドウが開くので、承認に関する設定を行いましょう。
| 承認者 | 承認を依頼する相手のメールアドレスや名前を入力して選択します。複数人の指定が可能です。 |
|---|---|
| メッセージ | 申請内容を補足するメッセージを入力できます。申請フォーマットやファイル名で内容が明確な場合は、空欄でも問題ありません。 |
| 期限を追加 | 承認の期限を設定できます。「期限の追加」をクリックしてカレンダーから日付を選択してください。 |
| 承認者にこのファイルの編集を許可する | ・チェックあり: 申請内容の修正や差し戻し理由の記入が必要な場合に選択します。 ・チェックなし: 承認または却下の二択で運用する場合に選択します。 |
| 承認リクエストを送信する前にファイルをロックする | ・このチェックを入れると、承認プロセス中にファイルが編集されるのを防げます。特に複数の承認者がいる場合、途中でファイルが編集されると承認プロセスがやり直しになるため、申請内容の修正が不要であればロックしておくことでミスを防げます。 |
すべての設定が終わったら、「リクエストを送信」をクリックします。
6. アクセス権の付与
「承認者にこのファイルの編集を許可する」がチェックされていた場合、承認者にアクセス権を付与する画面が表示されます。承認者として指定した人が編集者として選ばれていることを確認し、「送信」をクリックしましょう。
7. 画面のリロード
「承認リクエストを送信する前にファイルをロックする」がチェックされていた場合、ドキュメントの再読込を促す画面が表示されます。「リロードする」をクリックして、閲覧表示に切り替えます。
8. 承認の操作
承認者として指定された人には、新しい承認がリクエストされたことを通知するメールが届きます。文中にあるリンクをクリックすると承認待ちのドキュメントが表示されるので、内容を確認します。
申請書の内容に問題がなければ、「承認」をクリックします。「リクエストを承認しますか？」という確認画面が表示されるので、必要に応じてメッセージを記入し、「承認」をクリックします。
申請内容に不備があれば、「拒否」をクリックします。「リクエストを不承認にしますか？」という確認画面が表示されるので、却下の理由などを記入して「拒否」をクリックします。却下されたドキュメントは、申請者が修正して新たな承認プロセスを開始することができます。また、承認プロセスはメッセージとともに履歴として残るので、修正指示など簡単なやりとりも可能です。
9、承認履歴の確認
承認の履歴は、「ツール」内の「アクティビティ ダッシュボード」または、承認依頼者に届くGmailから確認できます。
シンプルなワークフローはGoogle Workspaceの承認機能で十分
ここまで Google Workspace の承認機能について、できることや操作方法をひと通り見てきました。この機能の素晴らしい点は、別製品を追加することなく、紙でやりとりしていた申請をオンライン化できる点にあります。組織階層が複雑ではない、小規模な組織ならこれで十分というシチュエーションもあるはずです。一方で、専用製品と比べると機能面で見劣りするのも事実です。
| Google Workspace でできること | ワークフロー専用製品ならできること |
|---|---|
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比較表を見てわかるとおり、Google Workspace の承認機能は、上長が確認した履歴を残すというワークフローの基本機能のみを備えています。自分の部署の上司だけが承認すればいい見積書、議事録、日報などには十分使えるでしょう。またGoogle Workspace ユーザーなら追加コストなしに使えることから、ワークフローの電子化にトライしたり、実際にワークフローに触れながら自社に必要な機能を検討するためにも役立つはずです。
本格的なワークフロー運用ならGoogle Workspaceと連携するグルージェントフロー
単純な承認だけなら便利な Google Workspace の承認機能ですが、本格的にワークフローを活用する際には、ワークフロー専用製品の導入を検討する方がよいでしょう。
グルージェントフローは、Google Workspaceと連携してユーザー情報をそのまま流用できるため、追加の管理工数を抑えながらワークフロー機能を導入できます。Googleの承認機能がもつ申請内容やファイルの承認にどとまらず以下の業務にも対応可能です。
・指定したドライブへのファイルの自動保管
・承認後データの別システムへの連携
・承認履歴の可視化（一元管理）
Google Workspace の承認機能では物足りないと感じる企業様はぜひグルージェントフローの導入をご検討ください。
