稟議書の電子化で業務効率を最大化
ワークフローシステム導入のメリットとは？

企業における稟議プロセスは、上長や部門間の承認が必要なため、紙の書類では時間がかかりやすく、紛失リスクも伴います。稟議書を使うことには、以下のような課題があります。

・意思決定の遅延：承認に時間を要し、結果として迅速な意思決定が困難になる
・紛失・破棄のリスク：紙の管理は煩雑になり、保管には紛失リスクが伴う
・稟議書の検索が困難：検索性に乏しく、監査の証跡となる稟議書を適切に取り出しにくい

ワークフローシステムを活用すれば、稟議書の申請から承認までの流れをオンライン化でき、どこからでも確認・決裁が可能になります。これにより、業務のスピードアップと効率化が実現します。

ワークフローシステムを導入するメリットは、

1）承認スピードの向上: システム上でリアルタイムに申請・承認が可能になるため、決裁までの時間が短縮される
2）業務の透明性向上: 申請状況や承認履歴が可視化され、誰がどの段階で承認や決裁を行ったかが一目で分かる
3）ペーパーレス化によるコスト削減: 印刷や郵送および保管のコストを削減し、環境負荷も軽減できる
4）リモートワークへの対応: 場所を問わず申請・承認ができるため、柔軟な働き方が可能になる

が挙げられます。

ワークフローシステムを導入する際には、以下の点を考慮することで大きな効果が期待できます。

• 使いやすいインターフェース: 直感的に操作できることで、導入後の定着率を高め、活用を拡大させることができる
• 既存の承認フローとの適合性: 合議・引き上げ承認、金額による条件分岐など、現在の承認フローに合わせた設計ができる
• セキュリティ対策: 稟議書には機密情報が含まれるため、アクセス管理やデータ保護がしっかりしたシステムである必要がある
• 他システムとの連携: グループウェアや電子契約サービス、会計システムとの連携ができると、より業務の効率化が図れる

ワークフローシステム導入前に運用時の注意点を把握し、効果的に活用するためのポイントを解説します。

1. ユーザーの戸惑いを最小限に抑える工夫

特に紙ベースでの運用が長かった企業や、ITリテラシーに差がある組織では、新しいシステムの導入に戸惑う社員が出る可能性があります。その主な原因は、書類のフォーマットや操作画面が大きく変わることです。そのため、以下の対応を検討すると効果的です。

• 従来の紙のフォーマットに近いデザインを採用する
• 直感的なUI/UXを備えたシステムを選定する
• 導入前後に十分な研修を実施する

2. モバイル対応の重要性

外出先での承認業務やリモートワークを考慮すると、スマートフォンやタブレットでの利用が可能なシステムを選ぶことが望ましいです。以下のメリットが得られます。

• 外出先でもリアルタイムで承認が可能になる
• 急な業務対応がスムーズに行える
• 業務の停滞を防ぎ、全体の生産性向上につながる

3. 異動時のアカウント管理の負担

斉異動の際にアカウントの更新作業が膨大な手間となることがあります。以下により、この負担を軽減できます。

• シングルサインオン（SSO）を活用し、社内IDと連携させる
• 自動更新機能があるシステムを選定する
• 異動時のアカウント変更手続きを標準化する

5. サポート体制の確認

ベンダーのサポート体制を事前に確認することが重要です。特に確認すべきポイントは以下の通りです。

• サポート対応時間（24時間対応か、営業時間内のみか）
• 問い合わせ方法/制限の有無（電話、メール、オンラインMTGなど/チケット制、無制限など）
• サポート費用が発生するかどうか

• マニュアルやヘルプガイドの充実度

ワークフローの選定ポイントと運用ポイントに配慮しており、おすすめできるのが 「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」 です。Gluegent Flowは、直感的な操作性と、生成AIなど最新技術を用いた便利な機能を兼ね備えた、スピード承認できるクラウドワークフローシステムです。以下にて、特長7点を紹介します。

1. 柔軟な承認ルート設定が可能

• 階層構造の組織ツリーを利用して承認ルートを視覚的に設定
• 経路の数に制限なし！後工程まで一気通貫な設定が可能
• 金額などの分岐設定が可能。人に寄り添うAIで複雑な設定もかんたん。
  
  

▶ 詳細はこちら： ワークフローの承認経路を柔軟に設計する

2. 申請フォームをかんたん作成

• 100種以上のテンプレート から簡単作成
• 従来の稟議書レイアウトを再現可能
  
  

▶ 詳細はこちら： 自由に申請書を作成する

3.人に寄り添うAIで、申請・承認を時短

• 申請書のかんたん検索（AI機能）
• 申請内容の要約（AI機能）
  
  

▶ 詳細はこちら： 生成AIでユーザーをアシストする

4. スマートフォン対応でどこでも承認可能

• プッシュ通知機能 で即時承認が可能
• ボタン1つで承認完了！業務スピードを向上
  
  

▶ 詳細はこちら： PCでもスマホでもワークフローを申請・承認

5. ファイル添付機能で稟議書のやり取りがスムーズ

• 添付ファイルの制限なし ！必要な書類を一括送信
• グループウェア連携、ファイル保管が簡単に

6. Google Workspace & Microsoft 365とシームレスに連携

• OneDriveやGoogle ドライブと連携し、ファイル共有を効率化
• ExcelやGoogleスプレッドシートへ、データ連携が可能
• シングルサインオン（SSO）対応で、ユーザー利便性向上
  
  

▶ Google Workspace連携の詳細はこちら： Google Workspace & Gluegent Flow

▶ Microsoft 365連携の詳細はこちら： Microsoft 365 & Gluegent Flow

7.導入から運用まで安心のサポート体制

• 10年以上の運用実績 に基づく確かなノウハウ
• 初期設定から運用中の疑問解決まで、伴走サポート
• 回数制限なく、フォーム、メール、オンラインMTGが可能
  
  

▶ 詳細はこちら： ワークフローの導入からフル活用まで

稟議書のデジタル化はGluegent Flowにお任せください！

本記事では、稟議書の申請・承認に最適なワークフローシステムとしてGluegent Flow をご紹介しました。

ワークフローシステムの導入により、業務効率化・コスト削減・承認スピード向上 が実現できます。しかし、システム選定を誤ると逆に業務負担が増えることもあります。

Gluegent Flowなら、柔軟な承認ルート設計・生成AIによる時短・スマホ対応・強力な外部連携・手厚いサポート により、スムーズな導入と運用が可能です。

ワークフローの導入・改善をご検討の方は、ぜひGluegent Flowをご活用ください。