稟議規程が定着しない理由とは？ワークフロー導入の失敗例3選と、複雑な社内ルールをシステム化する極意

稟議規程は2つの要素から成り、どういったものが稟議の対象になるかという「稟議事項の基準」と、その稟議がどのように起案され、決裁されるかという「稟議の手続き」を定めています。稟議規程を定めることで、意思決定プロセス、内部統制・責任と権限の範囲の明確化が実現できます。その結果、担当者は規程に基づいた運用ができるようになるため、稟議制度の安定化につながるでしょう。

稟議規程が守られない最大の理由は、現場の社員にとって「自分が起案する内容に対し、誰の承認をもらえばいいのか（条件分岐）」を規程表や注釈から正しく読み解くのが難しいからです。

職務権限表などの稟議規程は、企業の内部統制を守るために不可欠ですが、以下のような状況が重なると現場への定着が難しくなります。

1. 規程表や注釈が複雑で、正しい承認経路を読み解けない

職務権限表や決裁基準表に並ぶ「◎・〇・△・▲」などの記号の理解や備考欄に書かれた細かい注釈は、誤解や見落としが発生しがちです。「特定の条件では他部署の承認も必要」といった特殊ケースの把握や合議先の漏れが発生しやすく、紙やメールでの運用では申請の不備や差し戻しが頻発します。

2. M&Aや組織再編により、部署ごとに役職・権限の基準が異なる

M&Aやグループ再編を経た企業では、「子会社の部長が親会社の係長と同等の決裁権限である」「A部署のリーダー職がB部署には存在しない」といった役職と権限のズレが生じがちです。仮に規程表を正しく読み解けたとしても、組織構造の違いから適切な確認者・承認者を選ぶこと自体が非常に難しくなります。

3. 部署独自の「ローカルルール」や例外が多すぎる

会社が定めた公式な規程以外に、「申請前に必ずA部署の〇〇さんに事前確認（根回し）をすること」「申請金額が〇円以上の場合は、経理部の〇〇課長に情報共有しておくこと」といった独自のローカルルールが存在するケースです。明文化されていないルールが混在することで現場が混乱し、結局規程どおりの手続きが定着しなくなってしまいます。

現場に稟議規程を守らせるためにワークフローシステムを導入しても、選び方を間違えると新たなトラブルを生んでしまいます。特に多い3つの失敗例を見ていきましょう。

ルートを設定する際、「A部長」「B課長」と個人名で指定しなければならないシステムを選んでしまう失敗です。当社が2026年に行った調査※によると、過去にワークフローシステムを乗り換えた企業の理由第1位は「組織変更やM&A（42.7%）」でした。個人名での設定に依存していると、人事異動や組織改編のたびにすべてのルート設定を手動で書き換えなければならず、管理者の運用負担が非常に大きくなります。
※出典：ワークフロー選定基準「長期安定運用」に 関する実態調査

システム化によって、日本企業特有の「ちょうどいい共有」が失われてしまう失敗です。

「承認者ではないけれど、事前に関係者に知らせておきたい（根回し）」「決裁後に、関係部署へ書類のコピーを回して共有したい（供覧）」といった柔軟なやり取りができなくなり、結局システムと並行してメールやチャットで連絡を取り合う本末転倒な事態を招きます。

設定にプログラミング（コード）の知識が必要なシステムを選んでしまう失敗です。「来月から10万円未満の決裁者を変更したい」といった少しの規程改定でも現場部門では修正できないため、情報システム部門への依頼が蓄積し、対応に時間とコストがかかってしまいます。

当社の調査※では、81.1%の企業がワークフローシステムを導入後に「想定以上の管理工数が発生した（隠れコスト）」と感じており、その主因として「設定手順の難しさ（49.1%）」があがっています。 一方で、現場担当者の82.6%は「自部署のルートやフォームは自分たちで調整したい」と希望しています。 少しの規程改定でも現場で修正できず、情報システム部門へ依頼が殺到して対応が遅れてしまうと、現場の不満とIT部門の負担が同時に膨らんでしまいます。
※出典：社内申請・稟議システム運用における「隠れコスト」調査 / 現場ニーズ「自分たちで調整したい」のワークフロー実態調査 

複雑な稟議規程をシステム化する極意は、「システムに合わせて規程をシンプルにする」のではなく、「今の複雑なルールのまま柔軟に対応できるシステムを選ぶ」ことです。

弊社が提供するクラウドワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」なら、日本企業特有の「複雑な規程」や「独自の運用実態」にも無理なく寄り添うことができます。

申請画面に入力された金額や選択項目をシステムが自動で読み取り、職務権限表に則った正しい決裁者へルートを自動分岐させます。現場の申請者は「誰に回すか」を覚える必要がなくなり、規程通りの確実な回覧が実現します。

承認者を個人名ではなく、「〇〇部の部長」といった役職（属性）で設定できます。さらに、Microsoft 365 や Google Workspace のアカウント・組織情報と自動連携するため、人事異動があってもルートのメンテナンス作業を最小限に抑えることができます。

ガチガチのルートだけでなく、「特定の関係者に申請の通知だけを送る」「決裁後に指定部署へ自動で回覧（供覧）する」といった設定が可能です。もちろん適切な権限管理のもとで行えるため、内部統制を保ちながらこれまでの柔軟なコミュニケーションを引き継ぐことができます。

経路の設定や修正に、難しいITスキルやプログラミング知識は不要です。画面上のパーツをマウスで動かすような直感的な操作（ノーコード）で設定できるため、規程改定があった際も、総務や経営企画といった現場部門自身でサッと設定を直すことができます。

「自社の複雑なルールやローカルルールを、そのままシステムで再現できるのか？」というご不安は、稟議の電子化を進める多くのご担当者様が直面する壁です。
実際に現場の8割以上（82.6%）が「現場に合わせた柔軟な調整」を望んでおり、無理に運用を変えて現場を混乱させるよりも、企業の運用に寄り添うシステムを選ぶことこそが成功の近道です。
無理にルールを変えて現場を混乱させる前に、まずは今の運用実態をそのままご相談ください。現場に寄り添う「グルージェントフロー」が、御社にとって最も負担のないシステム化をサポートいたします。